Wozu dient eine Betriebskostenabrechnung?
Eine Betriebskostenabrechnung gibt eine strukturierte Übersicht und Auflistung über sämtliche Kosten, die innerhalb des Jahres angefallen sind. Diese werden den Vorauszahlungen der Mieter gegenübergestellt, sodass anhand der Betriebskostenabrechnung abgelesen werden kann, welche Kosten noch offen sind oder welche Zahlungen zu hoch angesetzt wurden.
Die berechneten Gesamtkosten, die während eines Abrechnungszeitraums angefallen sind, werden bei Immobilien mit mehreren Mieter auf die einzelnen Mieter des Objekts aufgeteilt.
Dabei spielt neben dem Verbrauch der einzelnen Mietparteien vor allem der Umlageschlüssel eine Rolle.
Dieser bestimmt, wie die Kosten aufgeteilt werden. Dabei richtet er sich nach den Wohnflächen, über die die einzelnen Mieter verfügen.
Der Umlageschlüssel dient automatisch zur Berechnung der Betriebskosten, es sei denn, es wurde etwas anderes im Mietvertrag vereinbart.
Die Berechnung kann auch auf anderen Wegen erfolgen: Es kann sich zum Beispiel an der Anzahl der Haushalte orientiert werden, aber auch an der Anzahl der Personen sowie der beheizbaren Fläche oder der Nutzfläche.
Bei der Berechnung der Betriebskosten unterscheidet man den Teil der Kosten, der sich für jeden Mieter ergibt und den Anteil, der verbrauchsspezifisch berechnet werden muss.
Zu den verbrauchsabhängigen Kosten gehören vor allem Kosten für die Heizung und die Warm- und Kaltwasserversorgung.
Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
Die Vorauszahlung von Nebenkosten erfolgt für gewöhnlich als ein Bestandteil der Mietzahlungen, welche dementsprechend monatlich getätigt werden. Der Eigentümer der Immobilie muss dies jedoch vor Beginn des Abrechnungszeitraums im Mietvertrag erwähnen, beziehungsweise bei geplanten Änderungen den Mieter informieren. Dabei sind Abschlagszahlungen mit Nebenkosten oder Betriebskosten gleichzusetzen.
Der Eigentümer verfügt nicht über das Recht, im Nachhinein für einen bereits vergangenen Zeitraum eine Betriebskostenzahlung zu verlangen.
Wie hoch sind die Vorauszahlungen?
Die Höhe der Vorauszahlungen soll die zu erwartenden Nebenkosten so gut es geht abdecken.
Die genaue Höhe der letztendlich anfallenden Nebenkosten kann natürlich abweiche;, daraus ergeben sich am Ende des Abrechnungszeitraums die Differenzen, die als Überzahlungen oder Unterzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung hervorgehen.
Die Abrechnung dient insgesamt dazu, dass dem Eigentümer weder Verluste noch Gewinne aus den anfallenden Betriebskosten entstehen.
Einige Ausgaben, die in die Vorauszahlungen mit einfließen, sind jedoch feste Kosten, die Eigentümer dementsprechend sicher kalkulieren können. Dazu gehören Kosten, die für die Versicherungen und Steuern anfallen und andere laufende Kosten, die gleichbleibend sind und sich nicht nach dem Verbrauch des Mieters richten.
Diese Kosten lassen sich somit recht gut einschätzen. Zu den Kosten, die stärker variieren können und die vom Verbrauch des Mieters abhängen, gehören grundsätzlich alle Kosten, die mit dem Energieverbrauch in Verbindung stehe: Also vor allem Heizkosten und Kosten für die Wasserversorgung.
Anpassung der Kosten
Sollten die Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig angesetzt werden, besteht die Möglichkeit, diese je nach Verbrauch des Mieters anzupassen.
Eine Anpassung der Zahlungen ist auch bei festgelegten Betriebskostenpauschalen möglich. Sollte der Eigentümer erkennen, dass diese deutlich zu hoch oder zu gering angesetzt ist, können auch diese angepasst werden.
Eine Anpassung der Kosten ist durch eine einseitige Erklärung möglich und muss nicht von beiden Seiten vorab beschlossen werden.
Inhalt der Betriebskostenabrechnung?
Die Betriebskostenabrechnung setzt sich aus verschiedenen Punkten zusammen. Zum einen müssen sämtliche Kosten gelistet werden und es muss deutlich sein woraus diese sich ergeben.
Zudem müssen die Gesamtkosten angegeben werden; in einem Mehrfamilienhaus müssen Angaben und Erläuterungen in Bezug auf den verwendeten Verteilerschlüssel getätigt werden.
Die Abrechnung sollte so aufgebaut sein, dass der Mieter in der Lage ist, die Zusammensetzung der Kosten nachzuvollziehen.
Folgende Kosten gehören immer in eine Betriebskostenabrechnung:
- Heizkosten
- Kosten für die Wasserversorgung
- Gebühren für die Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Kosten für die Haftpflicht- und/ oder Gebäudeversicherungen
- Gebühren für die Grundsteuer
- Gebühren für das Abwasser
- Kosten für den Hausmeister und die Reinigung des Gebäudes
Welche Kosten dürfen nicht umgelegt werden?
Es gibt bei der Abrechnung einige Kosten, die der Eigentümer nicht an den Mieter übertragen kann. Dazu gehören sämtliche Verwaltungskosten sowie die Kosten für die Instandhaltung der Immobilie.
Zu den Verwaltungskosten zählen beispielsweise die anfallenden Kosten für einen Hausverwalter, sowie Gebühren und Spesenzahlungen, die aufgrund von separaten Konten für die Verwaltung der Immobilie anfallen.
Zu den Instandhaltungskosten gehören nicht nur Aufwendungen für Reparaturarbeiten, sondern auch größere Zahlungen wie Sanierungskosten.
Wo wird die Betriebskostenabrechnung geregelt?
Wie bereits erwähnt, werden sämtliche rechtliche Vorschriften seit dem Jahr 2004 in der Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV, geregelt. Hier lässt sich beispielsweise klar nachvollziehen, welche Kosten zu den Betriebskosten zählen. Mieter können hier außerdem nachlesen, welche Kosten der Eigentümer auf sie abwälzen darf und welche nicht. Auch für Eigentümer ist die Verordnung dementsprechend interessant, da sie wichtige Informationen in Bezug auf die Zusammenstellung einer Betriebskostenabrechnung enthält.
Die Betriebskostenabrechnung verfügt allerdings über keine Vorschriften darüber, wer die Betriebskosten letztendlich zu zahlen hat. Gesetzlich ist ausschließlich festgeschrieben, dass der Eigentümer der Immobilie die Verantwortung für die Betriebskosten trägt. Alle Betriebskosten, die auf den Mieter übertragen werden, müssen vorher im Mietvertrag festgehalten werden, damit der Eigentümer die Ansprüche auf Zahlung durchsetzen kann.
Betriebskosten im Mietvertrag
Im Mietvertrag findet sich für gewöhnlich eine Umlagevereinbarung, die bestätigt, dass ein festgelegter Anteil der Betriebskosten an den Mieter übertragen wird. Sollte dies nicht geschehen, ist der Vermieter der Immobilie weiterhin für die anfallenden Nebenkosten zuständig und kann diese nicht ohne weiteres dem Mieter aufzwängen. Sollte der Eigentümer eine Änderung bezüglich der Betriebskostenabrechnung vornehmen wollen, muss dies vorab mit dem Mieter besprochen und vereinbart werden. Ansonsten ist eine Änderung, die nur von einer Vertragspartei ausgeht, nicht möglich.
Alle Kosten, die der Vermieter am Ende des Abrechnungszeitraums mit dem Mieter verrechnen will, muss er vorab im Mietvertrag auflisten, ansonsten kann er nicht verlangen, dass der Mieter dafür aufkommt.
Vermieter sollten deshalb im Mietvertrag darauf achten, dass sämtliche Punkte erwähnt werden, die auch abgerechnet werden sollen.
Der Mieter hingegen kann und sollte beim Erhalten der Betriebskostenabrechnung überprüfen, ob die gelisteten Punkte mit denen im Mietvertrag vereinbarten Bedingungen übereinstimmen und gegebenenfalls einen Teil der Zahlung verweigern.
Was ist zu beachten?
Bei der Betriebskostenabrechnung gibt es einige Aspekte zu beachten, die beim Erstellen berücksichtigt werden sollten. Häufig schleichen sich unbeabsichtigte Fehler ein. Fehlerhafte Abrechnungen können schwerwiegende Konsequenzen für den Eigentümer mit sich bringen, da die Abrechnung dadurch als unwirksam erklärt werden kann und dieser dann auf seinen Kosten sitzen bleibt.
Die zu beachtenden Punkte sind deshalb vor allem für den Eigentümer der Immobilie wichtig, damit dieser Fehler vermeiden kann.
Aber auch für den Mieter sind diese Regelungen nützlich, da dieser dadurch erfährt, wann er welche Rechte zu welchem Zeitpunkt in Anspruch nehmen kann.
Die Abrechnungs-Frist
Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ausgehändigt werden, ansonsten verfällt sein Anspruch auf mögliche Rückzahlungen.
Wenn der Mieter die Abrechnung somit nach Ablaufen dieser Frist erhält, ist er nicht mehr dazu verpflichtet den Forderungen nachzukommen, sollte sich eine Rückzahlung ergeben. Sollte sich jedoch aus der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben für den Mieter ergeben, ist der Eigentümer auch nach der Abrechnungs-Frist noch dazu verpflichtet, ihm dieses auszuzahlen.
Der Abrechnungs-Zeitraum
Der Abrechnungs-Zeitraum erstreckt sich normalerweise über einen Zeitraum von zwölf Monaten. Dabei spielen Anfang und Ende der Frist eine untergeordnete Rolle. Der Zeitraum kann sowohl für das jeweilige Jahr gewählt werden, also vom 01.01 bis zum 31.12, er kann aber auch mit dem Einzug des Mieters beginnen und hat von diesem Zeitpunkt an eine Laufzeit von einem Jahr.
Welche Formalien müssen Vermieter einhalten?
Beim Erstellen der Betriebskostenabrechnung muss der Eigentümer einige formelle Vorschriften berücksichtigen.
Dabei ist vor allem wichtig, dass die Betriebskostenabrechnung auf schriftlichem Wege erfolgt und für jeden Mieter getrennt durchgeführt wird.
In einer Betriebskostenabrechnung für ein Mehrfamilienhaus muss sowohl die Zusammensetzung der Gesamtkosten an sich, als auch die Berechnung der einzelnen Anteile für die einzelne Mietpartei deutlich werden.
Aus der Abrechnung muss ebenfalls entnommen werden können, wie hoch die Vorauszahlungen des Mieters waren und welche Differenz sich aus den gezahlten und tatsächlich verbrauchten Werten ergibt.
Ein weiterer formeller Aspekt, auf den der Eigentümer achten sollte, besteht dann, wenn sich das Dokument über mehrere Seiten erstreckt. In diesem Fall müssen die Seiten deutlich als zusammengehörig markiert werden. Dies kann zum Beispiel durch das Angeben von Seitenzahlen erfolgen.
Rechte und Pflichten des Mieters?
Der Mieter hat ebenso einige Rechte und Pflichten zu beachten, denen er nachkommen muss oder die er sich zu Nutzen machen kann.
Betriebskostenpauschale
Eine Betriebskostenpauschale liegt vor, wenn sich Mieter und Vermieter darüber einigen, dass der Mieter eine monatliche Zahlung an den Vermieter leistet, die nicht abhängig von seinen tatsächlich verbrauchten Betriebskosten ist. Sollte im Mietvertrag eine solche Betriebskostenpauschale vereinbart worden sein, so ist der Mieter nicht mehr verpflichtet, für Nachzahlungen aufzukommen. Seine Kosten sind durch die vereinbarten monatlichen Abgaben gedeckt. Allerdings verfällt durch eine solche Pauschale ebenfalls der Anspruch auf eine mögliche Rückzahlung.
Widerspruchsfrist
Die Widerspruchsfrist gibt dem Mieter die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen, falls diese Fehler oder Unklarheiten aufweisen sollte.
Diese Überprüfung kann der Mieter bei Bedarf auch durch eine außenstehende Person durchführen lassen, zum Beispiel durch den Mieterbund oder durch einen Anwalt.
Dabei hat der Mieter erneut zwölf Monate Zeit, um von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch zu machen. Diese Frist beginnt, sobald er die Abrechnung erhalten hat. Sollte er die Betriebskostenabrechnung erst nach Ablaufen des Zeitraums anzweifeln oder Fehler entdecken, hat er keine Möglichkeit mehr, diese geltend zu machen.
Zahlungsfrist bei Nachzahlung
Sollte sich aus der Betriebskostenrechnung eine Nachzahlung ergeben, die der Mieter dem Eigentümer der Immobilie schuldet, hat er sich an eine festgelegte Zahlungsfrist zu halten, innerhalb derer er die Zahlung begleichen muss.
Dabei handelt es sich um einen Zeitraum von 30 Tagen. Für den Eigentümer gilt ebenfalls eine Frist von 30 Tagen, falls er dem Mieter eine Rückzahlung schuldet.
Der Mieter kann theoretisch eine Ratenzahlung beim Vermieter anfragen, dieser ist jedoch nicht dazu verpflichtet, diesem Vorschlag zuzustimmen.
Sollte der Mieter die Rückzahlung innerhalb der Frist nicht begleichen, darf der Vermieter mithilfe einer Einzugsermächtigung das Geld einfordern. Sollte er dies tun, muss er den Mieter jedoch über sein Vorhaben in Kenntnis setzen.
Theoretisch hat der Eigentümer nach 30 Tagen ebenfalls das Recht, den Mieter zu verklagen. Dadurch können zusätzliche Verfahrenskosten anfallen, die der Mieter ebenfalls tragen muss.
Der Eigentümer kann aber auch bevor er den Mieter verklagt, diesem zunächst einmal eine Mahnung zukommen lassen und ihn erneut auffordern, die Zahlung zu begleichen.
Der Mieter sollte ebenfalls darauf achten, dass die Zahlungsfrist bestehen bleibt, auch wenn er einen Widerspruch beantragt hat und die Prüfung zum Beispiel noch nicht abgeschlossen ist. In diesem Fall sollte der Mieter die Zahlung unter Vorbehalt begleichen, sodass er diese bei einem erfolgreichen Widerspruch zurückfordern kann.
Einsichtsrechte des Mieters
Um die Betriebskostenabrechnung besser nachzuvollziehen oder um diese zu überprüfen, hat der Mieter das Recht auf Einsicht in bestimmte Dokumente.
Er kann beim Eigentümer auf Rechnungen und Belege bestehen, die es ihm ermöglichen, die Zusammensetzung der gelisteten Kosten nachzuvollziehen. Er hat ebenso das Recht, gewisse Verträge zu sichten, wie zum Beispiel Hausmeisterverträge oder Verträge in Bezug auf die Wartung des Gebäudes.
Dies soll dem Mieter ermöglichen, sicherzustellen, dass der Eigentümer keine Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten in der Abrechnung mit aufführt, zu deren Zahlungen er rechtlich nicht verpflichtet ist.
Dabei kann der Mieter durchaus auf die originalen Dokumente bestehen, die sich möglicherweise beim Steuerberater befinden.
Des Weiteren kann sich der Mieter je nach Wunsch professionelle Unterstützung für die Einsicht hinzuziehen, damit er diese nicht alleine durchführen muss und in allen Angelegenheiten gut beraten ist.
Dies empfiehlt sich grundsätzlich für jeden Mieter, der kein Experte im Betriebskostenrecht ist.
Wie wird bei einem Mieterwechsel abgerechnet?
Ein Mieterwechsel findet in vielen Fällen nicht passgenau zum Ende des Abrechnungszeitraums statt. Theoretisch gesehen teilen sich somit zwei unterschiedliche Mieter einen Zeitraum. Dies erfordert beim Auszug des Mieters eine Zwischenablesung, damit beide Mieter nur für den Zeitraum eine Abrechnung erhalten, in dem sie jeweils die Immobilie bewohnt haben.
Eine Aufteilung nach den jeweiligen Monaten liegt dabei nicht im Interesse der Mieter, da der Verbrauch im Winter zumal deutlich höher ist als der im Sommer und es so zum Teil große Unterschiede im Verbrauch und somit in den Kosten geben kann. Durch eine Zwischenablesung kann der genaue Verbrauch für die jeweiligen Monate ermittelt werden. Die Durchführung einer solchen Ablesung erfolgt für gewöhnlich durch eine beauftragte Firma.
Der neue Mieter trägt die Betriebskosten mit Beginn des Mietverhältnisses, der sich aus dem Mietvertrag entnehmen lässt.
Die Kosten, die durch eine Zwischenablesung zusätzlich anfallen, müssen vom Vermieter getragen werden und dürfen nicht an die Mieter übertragen werden.
Generell darf der Eigentümer sämtliche Kosten, die bei einem Mieterwechsel anfallen, nicht in den Betriebskosten mit abrechnen. Die Gesamtheit dieser Kosten bezeichnet man allgemein als Nutzerwechselgebühren. Laut Betriebskostenverordnung sind diese nicht umlagefähig und der Eigentümer muss die Gebühren selber zahlen, es sei denn, er hat vorab eine schriftliche Vereinbarung mit dem Mieter erstellt, die dem widerspricht.